Description
Business Intelligence (BI)
LEITFADEN
Wertvolle Erkenntnisse durch BI in kleinen und
mittelständischen Unternehmen
Business Intelligence (BI) – Daten
sammeln, aufbereiten und analysieren
2
Impressum
Herausgeber
eBusiness-Lotse
Oberschwaben-Ulm
c/o Hochschule
Ravensburg-Weingarten
Lazarettstraße 1
88250 Weingarten
www.eloum.net
Redaktionsleitung
Prof. Dr. Wolfram Höpken
Autorin
Bärbel Häußler
Stand
Juli 2014
Träger
Partner
3
Inhalt
Business Intelligence (BI) – Grundlage für strate-
gische Geschäftsentscheidungen ....................................4
Herausforderungen für Unternehmen .........................5
Was ist Business Intelligence? ....................................5
Warum Business Intelligence? .........................................6
Herausforderungen für kleine und mittel-
ständische Unternehmen .............................................6
Bessere Entscheidungen durch BI ..............................6
Einsatzmöglichkeiten von BI-Systemen in KMUs ............7
Informationen nutzbar machen ........................................8
Vorteile durch den Einsatz von BI ..................................10
Zusammenhänge erkennen .......................................10
Einheitliche Nutzung von Kennzahlen ......................10
Geringe Fehleranfälligkeit ..........................................10
Größere Verlässlichkeit ............................................ 11
Komfortablere Analysen ........................................... 11
Aussagekräftige Analysen ......................................... 11
Tagesaktuelle Analysen ............................................. 11
BI-Systeme .................................................................... 12
Excel und mehr .......................................................... 12
Kommerzielle Lösungen ........................................... 12
Open-Source-Lösungen ............................................ 12
Entscheidungsgrundlagen ........................................ 12
Beispiel Dashboard Pentaho .................................... 13
Wie können Sie starten? ................................................ 14
Fazit ...............................................................................15
eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ...........................16
3
Business Intelligence (BI) –
Grundlage für strategische Geschäfts-
entscheidungen
Dieser Leitfaden gibt eine Einführung in das Thema Business Intelligence. Es wer-
den Gründe, Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von BI aufgezeigt und die unter-
schiedlichen BI-Systeme kurz vorgestellt. Zum Schluss wird eine Handlungsemp-
fehlung für mögliche erste Schritte formuliert. Das Dokument ist hauptsächlich für
Leser geeignet, die sich einen ersten Überblick über Business Intelligence verschaf-
fen wollen.
Einleitung
4
Einleitung
© fotogestoeber - Fotolia.com
5
Was ist Business Intelligence?
Der Begriff Business Intelligence oder BI ist
relativ jung und es gibt bis heute keine ein-
heitliche Defnition. Je nachdem wie weit oder
eng der Begriff gefasst wird, kann er aus unter-
schiedlicher Sicht defniert werden. Das Ziel
bleibt jedoch immer gleich, nämlich durch
die Sammlung, Aufbereitung und Darstellung
geschäftsrelevanter Informationen Erkenntnisse
zu gewinnen und diese als Grundlage für den
betrieblichen Entscheidungsprozess zu verwen-
den.
Daraus wird deutlich, dass BI weit mehr als
eine Ansammlung von verschiedensten IT-Tools
ist. BI kann deshalb nicht fertig gekauft, son-
dern muss stets abhängig vom Unternehmen
und den entsprechenden Anforderungen kon-
zipiert und implementiert werden. Je nachdem
welche Fragen Sie beantworten möchten bzw.
welche Kennzahlen Sie verwenden, welche
Art der Darstellung Sie wählen oder wie oft Sie
aktuelle Daten benötigen, wird ein BI-System
immer unterschiedlich aussehen.
Einleitung
© z_amir - Fotolia.com
Herausforderungen für Unternehmen
In Zeiten von Finanzkrise, Globalisierung, Kon-
kurrenzdruck und immer schneller agieren-
den Märkten und wechselnden Trends steigen
auch die Anforderungen an ein Unternehmen.
Wer sich weiterhin Wettbewerbsvorteile sichern
möchte, muss auf Marktveränderungen schnell
reagieren sowie Chancen erkennen und ent-
sprechend handeln. Die Grundlage für zielsi-
chere Unternehmensentscheidungen bilden
häufg aussagekräftige Informationen, die aus
den im Unternehmen vorhandenen Daten abge-
leitet werden können.
Der rapide Anstieg von Datenmengen in Unter-
nehmen hat jedoch dazu geführt, dass auf
manuellem Wege eine sinnvolle, übergreifende
Informationsgewinnung kaum noch möglich ist.
Hier können Business-Intelligence-Lösungen
Abhilfe schaffen. Sie stellen Werkzeuge mit ent-
sprechenden Technologien zur Verfügung, die
bei der Sammlung, Aufbereitung und Analyse
der vorhandenen Daten unterstützen.
Während sich vor einigen Jahren fast nur Groß-
unternehmen für dieses Thema interessiert
haben, ist es inzwischen auch für kleine und
mittlere Unternehmen wichtig geworden, und so
wächst der Markt für Business Intelligence seit
Jahren.
Herausforderungen für kleine und mittel-
ständische Unternehmen (KMUs)
Viele kleine und mittelständische Unterneh-
men stehen heute anderen Herausforderungen
gegenüber als noch vor ein paar Jahren. Das
Thema Finanzierung beispielsweise gewinnt
immer mehr an Bedeutung. Durch die strenge-
ren Kreditvergaberichtlinien der Banken und
die Auswirkungen der Finanzkrise legen Ban-
ken unter anderem mehr Wert auf nachprüfbare
Größen wie Bilanzkennzahlen oder ein funktio-
nierendes Berichtswesen (Reporting).
In den sich rasant entwickelnden Märkten zu
bestehen und sich zu behaupten, ist eine wei-
tere Herausforderung für die meisten Unterneh-
men. Um Marktchancen abschätzen zu kön-
nen, sollten Märkte, Kunden, Wettbewerber und
auch das eigene Unternehmen beobachtet wer-
den. Die daraus gewonnenen Daten, Fakten,
Entwicklungen und Informationen können als
Grundlage für Entscheidungen und Maßnah-
men dienen.
Auch die Wettbewerbssituation hat sich für
kleine und mittelständische Unternehmen durch
die Globalisierung verändert. Regionale Unter-
nehmen stehen immer häufger mit globalen
Unternehmen im Wettbewerb, da Ausschreibun-
gen – teilweise durch Gesetze vorgegeben –
zunehmend auch EU-weit durchgeführt werden.
Ein funktionierendes Berichtswesen kann den
Unternehmen bei der Bewältigung dieser Her-
ausforderungen helfen. Auswertungen, die ver-
lässliche und aktuelle Daten beinhalten, können
als Grundlage für Entscheidungen dienen und
die Reaktionsfähigkeit, Effektivität und Wettbe-
werbsfähigkeit der Unternehmen steigern.
Bessere Entscheidungen durch BI
Business Intelligence hilft bei der Beantwortung
von Fragen, die für ein Unternehmen lebens-
notwendig sind:
?
Wie ist die derzeitige Situation? (Ist-
Zustand)
Durch die Aufbereitung und Darstellung von
Kennzahlen wird der aktuelle Zustand neu-
tral dargestellt.
?
Warum ist die aktuelle Situation so, wie sie
ist? (Analyse)
Mit Hilfe einer detaillierten Betrachtung der
dargestellten Zahlen kann die derzeitige
Situation erfasst und analysiert werden.
?
Was sollen wir tun? (Soll-Zustand)
Durch die gewonnenen Informationen kön-
nen Ziele und Maßnahmen abgeleitet und
entsprechende Vorgehensweisen mit Soll-
Ist-Reports überprüft werden.
Gründe für den Einsatz von BI
Warum Business Intelligence?
6
© fotogestoeber - Fotolia.com
Einsatzmöglichkeiten
Wie schon beschrieben, gibt es wichtige
Gründe, sich mit dem Thema BI zu beschäfti-
gen. Aber nicht nur zur Unterstützung strategi-
scher Entscheidungen, sondern auch bei Ihrer
täglichen Arbeit kann ein BI-System sehr hilf-
reich sein.
Egal ob Sie Ihr Berichtswesen automatisieren
wollen, um Ihre Finanzzahlen übersichtlich und
aktuell zur Verfügung zu haben, ob Sie mehr
über Ihre Kunden wissen möchten, um sie indi-
viduell ansprechen zu können, oder ob Sie den
Erfolg einer Marketingkampagne auswerten
wollen, um das nächste Mal gezielter vorgehen
zu können - immer können BI-Systeme einge-
setzt werden.
Die Controlling-Abteilung wird klassisch immer
zuerst mit BI in Verbindung gebracht, da sie
für ihre tägliche Arbeit Reports und Analysen
meist aus dem Finanzbereich anfertigt und
sie der Unternehmensführung zur Verfügung
stellt. Inzwischen ist BI aber nicht mehr nur ein
Thema für das Management, denn Entschei-
dungen müssen immer öfter in den Fachabtei-
lungen selbst getroffen werden. Deshalb lohnt
es sich zu klären, welche wertvollen Informatio-
nen in jeder Abteilung vorhanden sind und wel-
che Auswertungen die einzelnen Bereiche für
ihre tägliche Arbeit benötigen.
Folgende Beispiele geben einen Überblick, wo
BI-Auswertungen Unterstützung geben können:
?
Controlling: Flexible Analysen zu Umsatz,
Kosten, Erlösen
?
Vertrieb: Kundenpotenziale erkennen, Ver-
triebskanäle analysieren, Produkte klassif-
zieren
?
Marketing: Analyse des Verbraucherverhal-
tens, Sortiments- und Marktanalysen, Kam-
pagnenmanagement und Wettbewerberana-
lysen
?
Personal: Analyse der Personalkosten, Per-
sonalplanung, Überstundenanalysen
?
Produktion: Analyse der Kapazitätsauslas-
tung, Fehleranalyse
?
Qualitätsmanagement: Reklamationspro-
zess beschleunigen, Produktqualität erhö-
hen
?
Lagerhaltung: Bestandsanalysen, Reich-
weitenanalysen
?
Einkauf: Lieferantenmanagement, Beschaf-
fungsmanagement
7
Einsatzmöglichkeiten von
BI-Systemen in KMUs
© Dreaming Andy - Fotolia.com
BI-Prozess
Business Intelligence kann als mehrstufger
Prozess gesehen werden. Am Anfang müssen
Daten gesammelt, gespeichert und zur Wei-
terverarbeitung aufbereitet werden. Am Ende
erhält der Anwender Kennzahlen in Form von
Tabellen, Reports oder Grafken, aus denen
Informationen abgeleitet werden können.
Auswertbare Daten stehen im Unternehmen
normalerweise in verschiedenen Anwendun-
gen und in unterschiedlichen Formaten zur
Verfügung. Sie kommen beispielsweise aus
Excel-Tabellen, Datenbanken, gescannten
Dokumenten oder bereits archivierten Dateien.
Die relevanten Daten müssen daher zusam-
mengeführt, bereinigt und standardisiert wer-
den. Das heißt, für eine Umsatzübersicht könn-
ten beispielsweise die Vertriebsumsätze der
Mitarbeiter aus einer Excel-Tabelle, die relevan-
ten Kunden- und Umsatzdaten aus den opera-
tiven Systemen sowie die detaillierten Produkt-
beschreibungen aus einer Produktdatenbank
benötigt werden.
Der Prozess der Extraktion der Daten aus
unterschiedlichen Quellen, die Transformation
der Daten in das Zielformat (z.B. einheitliches
Datumsformat, unternehmensweite Kostenstel-
lennummern oder zentrale Produktnummern)
und das Laden der Daten in die Zieldatenbank
(Data-Warehouse) erfolgt meist automatisch mit
Hilfe einer ETL-Anwendung (Extraction, Trans-
formation, Load).
Sind die Daten im Data-Warehouse vorhanden,
können die für das Berichtswesen benötigten
Auswertungen eingerichtet werden. So kann es
beispielsweise sinnvoll sein, eine Umsatzüber-
Informationen nutzbar machen
8
© eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm
9
BI-Prozess
sicht so fexibel zu gestalten, dass die Umsatz-
zahlen konsolidiert nach Vertriebsmitarbeiter,
Regionen, Kunden, Produkten oder auch nach
Datum angezeigt werden können.
Zum Schluss müssen die Kennzahlen und
Informationen in Form von Berichten dargestellt
werden. Dazu werden die im BI-System vorhan-
denen Reporting-Tools verwendet, mit denen je
nach Anforderung die Informationen in Tabellen
oder Diagrammen abgebildet werden können.
Die Ausgabe der Berichte kann beispielsweise
über Excel, HTML-Seiten, PDF, Dashboards
und viele weitere Formate erfolgen.
ETL (Extraction, Transformation, Load):
Unter ETL versteht man einen Prozess,
bei dem relevante Daten aus einem oder
mehreren Systemen in das entsprechende
Format und die Struktur einer Zieldaten-
bank (meist Data Warehouse) transfor-
miert und geladen werden.
Typische Transformationen können die
Datumsformatierung oder die Umrechnung
von Maßeinheiten sein. Auch die Anreiche-
rung von Daten wie beispielsweise Schu-
fa-Auskunftsdaten fallen in diesen Bereich.
Data Warehouse:
Ein Data Warehouse ist eine Datenbank, in
der Daten aus unterschiedlichen Systemen in
einem defnierten, einheitlichen Format gespei-
chert werden. Dies ermöglicht einen einheitli-
chen Zugriff auf Daten, die für Analysen benutzt
werden können.
Dashboards:
In einem Dashboard werden Informationen und
Kennzahlen in verdichteter, meist grafscher
Form dargestellt. Somit können die wichtigsten
Informationen auf einen Blick erfasst werden.
© ra2 studio - Fotolia.com
Zusammenhänge erkennen
Mit einem BI-System können aus dem vorhan-
denen Datenbestand die relevanten Daten her-
ausgefltert, mit anderen Daten in Beziehung
gebracht und dargestellt werden. Wichtig ist,
dass sie möglichst aktuell, richtig und vollstän-
dig sind und dass das System die Möglichkeit
bietet, die Daten beliebig miteinander in Bezie-
hung zu setzen. Mit diesen Voraussetzungen
können Entscheider mit geringem Aufwand
unterschiedliche Analysen erstellen, um so ein
möglichst genaues Bild des Ist-Zustandes zu
bekommen.
Für die Betrachtung der Vertriebskanäle zum
Beispiel könnten folgende Fragestellungen inte-
ressant sein: Welche Vertriebskanäle werden
aktuell genutzt? Über welche Vertriebskanäle
werden welche Produkte verkauft? Wie hoch
ist der Umsatz in den genutzten Vertriebskanä-
len? Wie hoch sind die Vertriebskosten in den
genutzten Vertriebskanälen? Welche Kunden
haben den höchsten Umsatz? Über welchen
Vertriebskanal werden diese Kunden ange-
sprochen? Welche Produkte verkaufen sich am
besten? Welche Produkte bringen den höchs-
ten Gewinn? Wie hat sich der Umsatz pro Ver-
triebskanal in den letzten Monaten, Quartalen,
Jahren entwickelt?
Die aus den Fragen gewonnenen Informationen
zeigen die aktuelle Situation. Ist eine Verbesse-
rung dieses Ist-Zustands gewünscht oder not-
wendig, sollte zunächst ein konkretes Ziel (z. B.
Umsatzsteigerung) festgelegt werden. Anschlie-
ßend können konkrete Maßnahmen abgeleitet
und durchgeführt werden. Überlegungen dazu
können beispielsweise die Ausweitung oder
Schließung bestehender Vertriebskanäle, der
Aufbau neuer Vertriebskanäle oder die Ände-
rung des Produktangebotes innerhalb der Ver-
triebskanäle sein.
Nach der Umsetzung der Maßnahmen sollten
die gesetzten Ziele regelmäßig überprüft wer-
den, damit bei Abweichungen schnell reagiert
werden kann. Durch dieses Vorgehen können
Reaktionsfähigkeit und Effektivität von Unter-
nehmen gesteigert werden.
Einheitliche Nutzung von Kennzahlen
Häufg werden Kennzahlen selbst innerhalb
eines Unternehmens unterschiedlich verstan-
den und verwendet. So kann es beispielsweise
sein, dass die Vertriebsabteilung ihre Umsatz-
prognose basierend auf den zukünftigen offe-
nen Angeboten erstellt, wohingegen die Con-
trolling-Abteilung eine Schätzung anhand der
tatsächlichen Umsatzzahlen des vergange-
nen Jahres festlegt. Jede Defnition für sich
kann sinnvoll sein; werden aber beide Werte im
Unternehmen als Umsatzprognose geführt, sind
Diskussionen und Missverständnisse vorpro-
grammiert. Bei der Einführung von BI wird ein
Prozess in Gang gesetzt, der die Vereinheitli-
chung, Festlegung und Nutzung von Kennzah-
len vorantreibt.
Geringere Fehleranfälligkeit
Das manuelle Sammeln, Vereinheitlichen und
Aufbereiten der Daten kann sehr komplex sein.
Besonders die Anbindung vieler Datenquellen
und/oder einer großen Menge an Daten macht
es den Anwendern schwer, die Daten fehlerfrei
zu verarbeiten. Mit Hilfe von BI-Tools wird der
gesamte Prozess automatisiert und ist deshalb
nicht mehr so fehleranfällig und zeitintensiv.
Vorteile von BI
10
Vorteile durch den Einsatz von BI
© Yabresse - Fotolia.com
11 11
Vorteile von BI
Größere Verlässlichkeit
Die Daten aktuell und in sich schlüssig zu hal-
ten, ist zeitaufwendig. Aber gerade aktuelle und
konsistente, in sich logische Daten sind die Vor-
aussetzungen für verlässliche Analysen und
Informationen. Mit BI-Tools können Prozesse
defniert werden, die im Prinzip auf Knopfdruck
immer gleich ablaufen und aktuelle Daten zur
Verfügung stellen.
Komfortablere Analysen
Business-Intelligence-Tools bieten die Möglich-
keit, die Daten einfach und übersichtlich aufzu-
bereiten. Tabellen oder Grafken sind ohne gro-
ßen Aufwand realisierbar. Die zeitaufwendige
manuelle Aufbereitung der Daten entfällt.
Aussagekräftigere Analysen
Business-Intelligence-Tools sind in der Lage,
eine große Menge an Daten zu verarbeiten. Je
mehr Daten in eine Analyse einfießen, umso
genauer und detaillierter ist die Analyse.
Aber auch andere Informationen, die bisher nur
schwierig auszuwerten waren, können als neue
Datenquellen dienen. So kann beispielsweise
das Online-Verhalten der Kunden auf Ihrer
Webseite oder Ihrem Online-Shop als neue
Datenquelle dienen, um eine möglichst detail-
lierte Analyse des Kundenverhaltens durchzu-
führen.
Tagesaktuelle Analysen
Die manuelle Datenbereitstellung kostet
sehr viel Zeit. Häufg werden deshalb nur zu
bestimmten Zeiten wie am Monatsanfang die
Daten des vergangenen Monats gesammelt,
zusammengeführt und ausgewertet.
In BI-Systemen werden die notwendigen Pro-
zesse einmal defniert und die Ergebnisse dann
auf Knopfdruck abgerufen. Analysten können
so ohne manuelle Aufbereitung auf tagesaktu-
elle Daten zugreifen und haben mehr Zeit für
ihre eigentliche Arbeit, die Datenanalyse.
11 11
12
Excel und mehr
In der täglichen Arbeit wird oft Excel für die
Erstellung von Analysen und Reports verwen-
det. Dies liegt hauptsächlich an der hohen
Bedienerfreundlichkeit und den zahlreichen
Tabellen-, Diagramm- und Formatierungsmög-
lichkeiten, die Excel bietet. Steigen allerdings
die Anforderungen an ein Reporting-System,
lohnt sich ein Blick auf spezielle BI-Systeme.
Auf dem Markt gibt es viele Angebote in diesem
Bereich. Sie reichen von kleinen (Teil-) Lösun-
gen bis hin zur kompletten BI-Suite mit umfang-
reichen Funktionen. Aber nicht jedes Unterneh-
men benötigt gleich den kompletten Umfang
einer Suite, die auch mit Kosten verbunden
ist. Deshalb sollte man den BI-Markt etwas
genauer betrachten, denn neben den kommer-
ziellen Lösungen haben sich auch einige kos-
tenlose Open-Source-Systeme etabliert.
Kommerzielle Lösungen
In den letzten Jahren hat im BI-Bereich eine
Marktkonsolidierung stattgefunden. Große
IT-Unternehmen wie SAP, IBM oder ORACLE
haben sich Marktanteile im BI-Bereich durch
die Übernahme von Unternehmen wie Business
Objects, Cognos oder Hyperion gesichert. Eine
konkrete Folge war die Überarbeitung und Neu-
ausrichtung der jeweiligen BI-Software. Diese
Systeme sind sehr umfangreich und bieten
viele Funktionen.
Open Source Lösungen
Für den Mittelstand besonders interessant sind
Open-Source-Lösungen, die eine immer grö-
ßere Verbreitung gefunden haben. Inzwischen
gibt es im Bereich BI viele Open-Source-Anbie-
ter wie zum Beispiel JasperSoft, Pentaho, Palo
oder SpagoBI. Diese Lösungen haben sich
in den letzten Jahren von Teillösungen hin zu
Komplettlösungen entwickelt und sind im Funk-
tionsumfang kaum von etablierten BI-Systemen
zu unterscheiden. Trotzdem sind sie modular
aufgebaut, so dass einzelne Funktionen auch
nachträglich installiert und verwendet werden
können.
Open-Source-Lösungen haben den Vorteil,
dass sie in der Anschaffung keine Kosten ver-
ursachen und ohne Lizenzkosten genutzt wer-
den können. Die Software ist per Download
erhältlich und kann frei verwendet werden.
Selbst größere Firmen nutzen immer häufger
Open-Source-Systeme.
Entscheidungsgrundlagen
Die Entscheidung für ein bestimmtes BI-System
hängt immer von den individuellen Anforderun-
gen und Prioritäten ab. Diese sollten die Unter-
nehmen möglichst schon vor einem konkreten
Auswahlprozess für sich beantwortet haben.
Folgende Fragen können dabei hilfreich sein:
?
Wird ein Komplettpakt benötigt oder genügt
eine Teillösung der BI-Funktionalitäten?
?
Wie viele Ressourcen (Zeit, Geld, Personal)
können im Unternehmen dafür eingesetzt
werden?
?
Ist Support wichtiger als die zu erwartenden
Kosten?
?
Wie viele Mitarbeiter werden mit dem Sys-
tem arbeiten?
?
Soll das System erweiterbar sein?
?
Welche Datenmengen liegen vor?
?
Welche Auswertungen sollen erstellt wer-
den?
?
Wie aktuell sollen die Daten vorgehalten
werden?
BI-Systeme
BI-Systeme
12
13 13
BI-Systeme
Beispiel Dashboard Pentaho
Mit der Lösung des Software-Anbieters Pen-
taho lassen sich über einen visuellen Editor die
jeweiligen ETL-Prozesse ohne Programmier-
aufwand erstellen. Hierzu wählt man die jeweili-
gen Bausteine aus und platziert sie per Drag &
Drop auf der Arbeitsfäche.
Als Quelldateien werden neben CSV- oder Text-
dateien alle gängigen Datenbanksysteme unter-
stützt. Auch Schnittstellen zu SAS, SAP oder
Google Analytics stehen zur Verfügung.
13
© eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm
Mit dem Report Designer von Pentaho können
anschließend Berichte oder Dashboards erstellt
werden. Über einen grafschen Editor können
auch hier die Berichte ohne großen Program-
mieraufwand erstellt und an beliebige Anforde-
rungen angepasst werden.
Eine Möglichkeit, wie der Umsatz darge-
stellt werden kann, sehen Sie im folgenden
Screenshot.
14
Wenn Sie eine BI-Lösung für Ihr Unternehmen
planen, sollten Sie einige Punkte beachten:
Zunächst sollte eine möglichst genaue Planung
stattfnden. Dazu gehören die Defnitionsphase
(Soll-Analyse) und die Überprüfung der Aus-
gangssituation (Ist-Analyse).
Die Zielsetzung sollte an den Unternehmensin-
teressen ausgerichtet sein und festlegen, was
mit Business Intelligence erreicht werden soll.
Dementsprechend sollten die fachlichen und
technischen Anforderungen an ein BI-System
ermittelt und anschließend in detaillierten Fra-
gestellungen konkretisiert werden.
Bei der Ist-Analyse werden die Daten gesam-
melt und überprüft, ohne jedoch schon in der
Defnitionsphase zu sehr ins Detail zu gehen.
Um einen möglichst hohen Nutzen aus Ihrem
BI-Werkzeug ziehen zu können, sollten Sie bei
der Softwareauswahl verschiedene Tools mitei-
nander vergleichen. Nur so können Sie sicher-
stellen, dass die Funktionalität Ihren Anforde-
rungen entspricht.
Für die Umsetzungsphase sollten die Priori-
täten z.B. nach Kosten und Nutzen festgelegt
werden. Mit einer schrittweisen Vorgehens-
weise entstehen frühzeitig erste Ergebnisse.
Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können
in die Planung und Durchführung weitergehen-
der Anwendungen einfießen.
Gerade bei kleinen und mittelständischen
Unternehmen kann es sinnvoll sein, externe
Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Erfah-
rene Dienstleister können Ihnen bei Ihrem Vor-
haben, ein BI-System zu erstellen, wertvolle
Hilfe leisten.
Grundsätzlich sollten durch Business Intelli-
gence unternehmensweite Zusammenhänge
deutlich werden, so dass Transparenz geschaf-
fen werden kann. Insellösungen sollten mög-
lichst vermieden werden.
?
Defnitionsphase (Soll-Analyse)
Festlegung der Zielsetzung (z.B. mehr
Transparenz)
Bestimmung der Anforderungen (z.B.
Auswertung von Umsätzen, Kosten usw.)
Konkretisierung der Fragestellungen (z.B.
Umsatzauswertungen nach Vertriebsmitar-
beiter)
?
Ausgangssituation prüfen (Ist-Analyse)
Erfassung von Datenquellen und Daten
(welche Datenquellen und Daten liegen
vor?)
Abgleich von vorhandenen Attributen und
den benötigten Informationen (z.B. sind die
benötigten Attribute Produkt, Umsatz, Ver-
triebsmitarbeiter in den Datenquellen vor-
handen?)
Prüfung von Datenformat und Qualität der
Daten (in welchem Format und in welcher
Qualität liegen die Daten vor?)
?
Softwareauswahl
Auswahl von geeigneten BI-Werkzeugen
(Open Source oder kommerzielle Tools)
?
Umsetzungsphase
- Festlegung der Prioritäten (z.B. Kosten,
Nutzen, Benutzerfreundlichkeit usw.)
- Starten mit einfachen Auswertungen
- Schrittweise Umsetzung
- Planung weitergehender Auswertungen
?
Beraterauswahl
Gegebenenfalls Hinzuziehen von Dienstleis-
tern
Handlungsempfehlungen
14
Wie können Sie starten?
len Angeboten dar. Gerade für BI-Neulinge sind
die voll funktionsfähigen Open Source BI-Werk-
zeuge eine Möglichkeit, unkompliziert und ohne
hohe Kosten in das Thema einzusteigen.
Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen
mit Business Intelligence beschäftigen. Das Ziel
sollte sein, alle vorhandenen Daten so aufzu-
bereiten, dass aus diesen Zahlen Informationen
abgeleitet werden können, die dann als stra-
tegische Grundlage dienen und im Idealfall zu
den richtigen Entscheidungen führen.
15
Fazit
Es gibt viele Gründe, sich mit Business Intelli-
gence zu beschäftigen. Der größte Vorteil liegt
aber darin, dass Sie Transparenz über betriebs-
wirtschaftliche Zusammenhänge erhalten und
Ihre Entscheidungen somit auf präzisen Infor-
mationen basieren. Richtig eingesetzt, können
Sie mit Business Intelligence Schwachstellen
erkennen, Ursachen analysieren und Ihr Unter-
nehmen gezielter steuern.
Die Einstiegshürde für Business Intelligence
ist mittlerweile sehr gering. Open Source Tools
stellen eine gute Alternative zu den kommerziel-
15
© fotogestoeber - Fotolia.com
16
© Yuri Arcurs - Fotolia.com
eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm
Der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ist
Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk
für Unternehmen“, die im Rahmen des Förder-
schwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-An-
wendungen in der Wirtschaft“ vom Bundesmi-
nisterium für Wirtschaft und Energie (BMWi)
gefördert wird.
Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt
kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie
das Handwerk bei der Entwicklung und Nut-
zung moderner Informations- und Kommunika-
tionstechnologien (IKT).
„Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus
den Förderinitiativen
?
„eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“
mit 38 eBusiness-Lotsen,
?
„eStandards: Geschäftsprozesse standar-
disieren, Erfolg sichern“ mit derzeit 16 För-
derprojekten, und
?
„Einfach intuitiv – Usability für den Mittel-
stand“ mit zurzeit 13 Förderprojekten.
Weitere Informationen fnden Sie unter
www.mittelstand-digital.de.
doc_296247853.pdf
Business Intelligence (BI)
LEITFADEN
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mittelständischen Unternehmen
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gische Geschäftsentscheidungen ....................................4
Herausforderungen für Unternehmen .........................5
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Herausforderungen für kleine und mittel-
ständische Unternehmen .............................................6
Bessere Entscheidungen durch BI ..............................6
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Informationen nutzbar machen ........................................8
Vorteile durch den Einsatz von BI ..................................10
Zusammenhänge erkennen .......................................10
Einheitliche Nutzung von Kennzahlen ......................10
Geringe Fehleranfälligkeit ..........................................10
Größere Verlässlichkeit ............................................ 11
Komfortablere Analysen ........................................... 11
Aussagekräftige Analysen ......................................... 11
Tagesaktuelle Analysen ............................................. 11
BI-Systeme .................................................................... 12
Excel und mehr .......................................................... 12
Kommerzielle Lösungen ........................................... 12
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Entscheidungsgrundlagen ........................................ 12
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Grundlage für strategische Geschäfts-
entscheidungen
Dieser Leitfaden gibt eine Einführung in das Thema Business Intelligence. Es wer-
den Gründe, Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von BI aufgezeigt und die unter-
schiedlichen BI-Systeme kurz vorgestellt. Zum Schluss wird eine Handlungsemp-
fehlung für mögliche erste Schritte formuliert. Das Dokument ist hauptsächlich für
Leser geeignet, die sich einen ersten Überblick über Business Intelligence verschaf-
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Was ist Business Intelligence?
Der Begriff Business Intelligence oder BI ist
relativ jung und es gibt bis heute keine ein-
heitliche Defnition. Je nachdem wie weit oder
eng der Begriff gefasst wird, kann er aus unter-
schiedlicher Sicht defniert werden. Das Ziel
bleibt jedoch immer gleich, nämlich durch
die Sammlung, Aufbereitung und Darstellung
geschäftsrelevanter Informationen Erkenntnisse
zu gewinnen und diese als Grundlage für den
betrieblichen Entscheidungsprozess zu verwen-
den.
Daraus wird deutlich, dass BI weit mehr als
eine Ansammlung von verschiedensten IT-Tools
ist. BI kann deshalb nicht fertig gekauft, son-
dern muss stets abhängig vom Unternehmen
und den entsprechenden Anforderungen kon-
zipiert und implementiert werden. Je nachdem
welche Fragen Sie beantworten möchten bzw.
welche Kennzahlen Sie verwenden, welche
Art der Darstellung Sie wählen oder wie oft Sie
aktuelle Daten benötigen, wird ein BI-System
immer unterschiedlich aussehen.
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Herausforderungen für Unternehmen
In Zeiten von Finanzkrise, Globalisierung, Kon-
kurrenzdruck und immer schneller agieren-
den Märkten und wechselnden Trends steigen
auch die Anforderungen an ein Unternehmen.
Wer sich weiterhin Wettbewerbsvorteile sichern
möchte, muss auf Marktveränderungen schnell
reagieren sowie Chancen erkennen und ent-
sprechend handeln. Die Grundlage für zielsi-
chere Unternehmensentscheidungen bilden
häufg aussagekräftige Informationen, die aus
den im Unternehmen vorhandenen Daten abge-
leitet werden können.
Der rapide Anstieg von Datenmengen in Unter-
nehmen hat jedoch dazu geführt, dass auf
manuellem Wege eine sinnvolle, übergreifende
Informationsgewinnung kaum noch möglich ist.
Hier können Business-Intelligence-Lösungen
Abhilfe schaffen. Sie stellen Werkzeuge mit ent-
sprechenden Technologien zur Verfügung, die
bei der Sammlung, Aufbereitung und Analyse
der vorhandenen Daten unterstützen.
Während sich vor einigen Jahren fast nur Groß-
unternehmen für dieses Thema interessiert
haben, ist es inzwischen auch für kleine und
mittlere Unternehmen wichtig geworden, und so
wächst der Markt für Business Intelligence seit
Jahren.
Herausforderungen für kleine und mittel-
ständische Unternehmen (KMUs)
Viele kleine und mittelständische Unterneh-
men stehen heute anderen Herausforderungen
gegenüber als noch vor ein paar Jahren. Das
Thema Finanzierung beispielsweise gewinnt
immer mehr an Bedeutung. Durch die strenge-
ren Kreditvergaberichtlinien der Banken und
die Auswirkungen der Finanzkrise legen Ban-
ken unter anderem mehr Wert auf nachprüfbare
Größen wie Bilanzkennzahlen oder ein funktio-
nierendes Berichtswesen (Reporting).
In den sich rasant entwickelnden Märkten zu
bestehen und sich zu behaupten, ist eine wei-
tere Herausforderung für die meisten Unterneh-
men. Um Marktchancen abschätzen zu kön-
nen, sollten Märkte, Kunden, Wettbewerber und
auch das eigene Unternehmen beobachtet wer-
den. Die daraus gewonnenen Daten, Fakten,
Entwicklungen und Informationen können als
Grundlage für Entscheidungen und Maßnah-
men dienen.
Auch die Wettbewerbssituation hat sich für
kleine und mittelständische Unternehmen durch
die Globalisierung verändert. Regionale Unter-
nehmen stehen immer häufger mit globalen
Unternehmen im Wettbewerb, da Ausschreibun-
gen – teilweise durch Gesetze vorgegeben –
zunehmend auch EU-weit durchgeführt werden.
Ein funktionierendes Berichtswesen kann den
Unternehmen bei der Bewältigung dieser Her-
ausforderungen helfen. Auswertungen, die ver-
lässliche und aktuelle Daten beinhalten, können
als Grundlage für Entscheidungen dienen und
die Reaktionsfähigkeit, Effektivität und Wettbe-
werbsfähigkeit der Unternehmen steigern.
Bessere Entscheidungen durch BI
Business Intelligence hilft bei der Beantwortung
von Fragen, die für ein Unternehmen lebens-
notwendig sind:
?
Wie ist die derzeitige Situation? (Ist-
Zustand)
Durch die Aufbereitung und Darstellung von
Kennzahlen wird der aktuelle Zustand neu-
tral dargestellt.
?
Warum ist die aktuelle Situation so, wie sie
ist? (Analyse)
Mit Hilfe einer detaillierten Betrachtung der
dargestellten Zahlen kann die derzeitige
Situation erfasst und analysiert werden.
?
Was sollen wir tun? (Soll-Zustand)
Durch die gewonnenen Informationen kön-
nen Ziele und Maßnahmen abgeleitet und
entsprechende Vorgehensweisen mit Soll-
Ist-Reports überprüft werden.
Gründe für den Einsatz von BI
Warum Business Intelligence?
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Einsatzmöglichkeiten
Wie schon beschrieben, gibt es wichtige
Gründe, sich mit dem Thema BI zu beschäfti-
gen. Aber nicht nur zur Unterstützung strategi-
scher Entscheidungen, sondern auch bei Ihrer
täglichen Arbeit kann ein BI-System sehr hilf-
reich sein.
Egal ob Sie Ihr Berichtswesen automatisieren
wollen, um Ihre Finanzzahlen übersichtlich und
aktuell zur Verfügung zu haben, ob Sie mehr
über Ihre Kunden wissen möchten, um sie indi-
viduell ansprechen zu können, oder ob Sie den
Erfolg einer Marketingkampagne auswerten
wollen, um das nächste Mal gezielter vorgehen
zu können - immer können BI-Systeme einge-
setzt werden.
Die Controlling-Abteilung wird klassisch immer
zuerst mit BI in Verbindung gebracht, da sie
für ihre tägliche Arbeit Reports und Analysen
meist aus dem Finanzbereich anfertigt und
sie der Unternehmensführung zur Verfügung
stellt. Inzwischen ist BI aber nicht mehr nur ein
Thema für das Management, denn Entschei-
dungen müssen immer öfter in den Fachabtei-
lungen selbst getroffen werden. Deshalb lohnt
es sich zu klären, welche wertvollen Informatio-
nen in jeder Abteilung vorhanden sind und wel-
che Auswertungen die einzelnen Bereiche für
ihre tägliche Arbeit benötigen.
Folgende Beispiele geben einen Überblick, wo
BI-Auswertungen Unterstützung geben können:
?
Controlling: Flexible Analysen zu Umsatz,
Kosten, Erlösen
?
Vertrieb: Kundenpotenziale erkennen, Ver-
triebskanäle analysieren, Produkte klassif-
zieren
?
Marketing: Analyse des Verbraucherverhal-
tens, Sortiments- und Marktanalysen, Kam-
pagnenmanagement und Wettbewerberana-
lysen
?
Personal: Analyse der Personalkosten, Per-
sonalplanung, Überstundenanalysen
?
Produktion: Analyse der Kapazitätsauslas-
tung, Fehleranalyse
?
Qualitätsmanagement: Reklamationspro-
zess beschleunigen, Produktqualität erhö-
hen
?
Lagerhaltung: Bestandsanalysen, Reich-
weitenanalysen
?
Einkauf: Lieferantenmanagement, Beschaf-
fungsmanagement
7
Einsatzmöglichkeiten von
BI-Systemen in KMUs
© Dreaming Andy - Fotolia.com
BI-Prozess
Business Intelligence kann als mehrstufger
Prozess gesehen werden. Am Anfang müssen
Daten gesammelt, gespeichert und zur Wei-
terverarbeitung aufbereitet werden. Am Ende
erhält der Anwender Kennzahlen in Form von
Tabellen, Reports oder Grafken, aus denen
Informationen abgeleitet werden können.
Auswertbare Daten stehen im Unternehmen
normalerweise in verschiedenen Anwendun-
gen und in unterschiedlichen Formaten zur
Verfügung. Sie kommen beispielsweise aus
Excel-Tabellen, Datenbanken, gescannten
Dokumenten oder bereits archivierten Dateien.
Die relevanten Daten müssen daher zusam-
mengeführt, bereinigt und standardisiert wer-
den. Das heißt, für eine Umsatzübersicht könn-
ten beispielsweise die Vertriebsumsätze der
Mitarbeiter aus einer Excel-Tabelle, die relevan-
ten Kunden- und Umsatzdaten aus den opera-
tiven Systemen sowie die detaillierten Produkt-
beschreibungen aus einer Produktdatenbank
benötigt werden.
Der Prozess der Extraktion der Daten aus
unterschiedlichen Quellen, die Transformation
der Daten in das Zielformat (z.B. einheitliches
Datumsformat, unternehmensweite Kostenstel-
lennummern oder zentrale Produktnummern)
und das Laden der Daten in die Zieldatenbank
(Data-Warehouse) erfolgt meist automatisch mit
Hilfe einer ETL-Anwendung (Extraction, Trans-
formation, Load).
Sind die Daten im Data-Warehouse vorhanden,
können die für das Berichtswesen benötigten
Auswertungen eingerichtet werden. So kann es
beispielsweise sinnvoll sein, eine Umsatzüber-
Informationen nutzbar machen
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© eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm
9
BI-Prozess
sicht so fexibel zu gestalten, dass die Umsatz-
zahlen konsolidiert nach Vertriebsmitarbeiter,
Regionen, Kunden, Produkten oder auch nach
Datum angezeigt werden können.
Zum Schluss müssen die Kennzahlen und
Informationen in Form von Berichten dargestellt
werden. Dazu werden die im BI-System vorhan-
denen Reporting-Tools verwendet, mit denen je
nach Anforderung die Informationen in Tabellen
oder Diagrammen abgebildet werden können.
Die Ausgabe der Berichte kann beispielsweise
über Excel, HTML-Seiten, PDF, Dashboards
und viele weitere Formate erfolgen.
ETL (Extraction, Transformation, Load):
Unter ETL versteht man einen Prozess,
bei dem relevante Daten aus einem oder
mehreren Systemen in das entsprechende
Format und die Struktur einer Zieldaten-
bank (meist Data Warehouse) transfor-
miert und geladen werden.
Typische Transformationen können die
Datumsformatierung oder die Umrechnung
von Maßeinheiten sein. Auch die Anreiche-
rung von Daten wie beispielsweise Schu-
fa-Auskunftsdaten fallen in diesen Bereich.
Data Warehouse:
Ein Data Warehouse ist eine Datenbank, in
der Daten aus unterschiedlichen Systemen in
einem defnierten, einheitlichen Format gespei-
chert werden. Dies ermöglicht einen einheitli-
chen Zugriff auf Daten, die für Analysen benutzt
werden können.
Dashboards:
In einem Dashboard werden Informationen und
Kennzahlen in verdichteter, meist grafscher
Form dargestellt. Somit können die wichtigsten
Informationen auf einen Blick erfasst werden.
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Zusammenhänge erkennen
Mit einem BI-System können aus dem vorhan-
denen Datenbestand die relevanten Daten her-
ausgefltert, mit anderen Daten in Beziehung
gebracht und dargestellt werden. Wichtig ist,
dass sie möglichst aktuell, richtig und vollstän-
dig sind und dass das System die Möglichkeit
bietet, die Daten beliebig miteinander in Bezie-
hung zu setzen. Mit diesen Voraussetzungen
können Entscheider mit geringem Aufwand
unterschiedliche Analysen erstellen, um so ein
möglichst genaues Bild des Ist-Zustandes zu
bekommen.
Für die Betrachtung der Vertriebskanäle zum
Beispiel könnten folgende Fragestellungen inte-
ressant sein: Welche Vertriebskanäle werden
aktuell genutzt? Über welche Vertriebskanäle
werden welche Produkte verkauft? Wie hoch
ist der Umsatz in den genutzten Vertriebskanä-
len? Wie hoch sind die Vertriebskosten in den
genutzten Vertriebskanälen? Welche Kunden
haben den höchsten Umsatz? Über welchen
Vertriebskanal werden diese Kunden ange-
sprochen? Welche Produkte verkaufen sich am
besten? Welche Produkte bringen den höchs-
ten Gewinn? Wie hat sich der Umsatz pro Ver-
triebskanal in den letzten Monaten, Quartalen,
Jahren entwickelt?
Die aus den Fragen gewonnenen Informationen
zeigen die aktuelle Situation. Ist eine Verbesse-
rung dieses Ist-Zustands gewünscht oder not-
wendig, sollte zunächst ein konkretes Ziel (z. B.
Umsatzsteigerung) festgelegt werden. Anschlie-
ßend können konkrete Maßnahmen abgeleitet
und durchgeführt werden. Überlegungen dazu
können beispielsweise die Ausweitung oder
Schließung bestehender Vertriebskanäle, der
Aufbau neuer Vertriebskanäle oder die Ände-
rung des Produktangebotes innerhalb der Ver-
triebskanäle sein.
Nach der Umsetzung der Maßnahmen sollten
die gesetzten Ziele regelmäßig überprüft wer-
den, damit bei Abweichungen schnell reagiert
werden kann. Durch dieses Vorgehen können
Reaktionsfähigkeit und Effektivität von Unter-
nehmen gesteigert werden.
Einheitliche Nutzung von Kennzahlen
Häufg werden Kennzahlen selbst innerhalb
eines Unternehmens unterschiedlich verstan-
den und verwendet. So kann es beispielsweise
sein, dass die Vertriebsabteilung ihre Umsatz-
prognose basierend auf den zukünftigen offe-
nen Angeboten erstellt, wohingegen die Con-
trolling-Abteilung eine Schätzung anhand der
tatsächlichen Umsatzzahlen des vergange-
nen Jahres festlegt. Jede Defnition für sich
kann sinnvoll sein; werden aber beide Werte im
Unternehmen als Umsatzprognose geführt, sind
Diskussionen und Missverständnisse vorpro-
grammiert. Bei der Einführung von BI wird ein
Prozess in Gang gesetzt, der die Vereinheitli-
chung, Festlegung und Nutzung von Kennzah-
len vorantreibt.
Geringere Fehleranfälligkeit
Das manuelle Sammeln, Vereinheitlichen und
Aufbereiten der Daten kann sehr komplex sein.
Besonders die Anbindung vieler Datenquellen
und/oder einer großen Menge an Daten macht
es den Anwendern schwer, die Daten fehlerfrei
zu verarbeiten. Mit Hilfe von BI-Tools wird der
gesamte Prozess automatisiert und ist deshalb
nicht mehr so fehleranfällig und zeitintensiv.
Vorteile von BI
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Vorteile durch den Einsatz von BI
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Vorteile von BI
Größere Verlässlichkeit
Die Daten aktuell und in sich schlüssig zu hal-
ten, ist zeitaufwendig. Aber gerade aktuelle und
konsistente, in sich logische Daten sind die Vor-
aussetzungen für verlässliche Analysen und
Informationen. Mit BI-Tools können Prozesse
defniert werden, die im Prinzip auf Knopfdruck
immer gleich ablaufen und aktuelle Daten zur
Verfügung stellen.
Komfortablere Analysen
Business-Intelligence-Tools bieten die Möglich-
keit, die Daten einfach und übersichtlich aufzu-
bereiten. Tabellen oder Grafken sind ohne gro-
ßen Aufwand realisierbar. Die zeitaufwendige
manuelle Aufbereitung der Daten entfällt.
Aussagekräftigere Analysen
Business-Intelligence-Tools sind in der Lage,
eine große Menge an Daten zu verarbeiten. Je
mehr Daten in eine Analyse einfießen, umso
genauer und detaillierter ist die Analyse.
Aber auch andere Informationen, die bisher nur
schwierig auszuwerten waren, können als neue
Datenquellen dienen. So kann beispielsweise
das Online-Verhalten der Kunden auf Ihrer
Webseite oder Ihrem Online-Shop als neue
Datenquelle dienen, um eine möglichst detail-
lierte Analyse des Kundenverhaltens durchzu-
führen.
Tagesaktuelle Analysen
Die manuelle Datenbereitstellung kostet
sehr viel Zeit. Häufg werden deshalb nur zu
bestimmten Zeiten wie am Monatsanfang die
Daten des vergangenen Monats gesammelt,
zusammengeführt und ausgewertet.
In BI-Systemen werden die notwendigen Pro-
zesse einmal defniert und die Ergebnisse dann
auf Knopfdruck abgerufen. Analysten können
so ohne manuelle Aufbereitung auf tagesaktu-
elle Daten zugreifen und haben mehr Zeit für
ihre eigentliche Arbeit, die Datenanalyse.
11 11
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Excel und mehr
In der täglichen Arbeit wird oft Excel für die
Erstellung von Analysen und Reports verwen-
det. Dies liegt hauptsächlich an der hohen
Bedienerfreundlichkeit und den zahlreichen
Tabellen-, Diagramm- und Formatierungsmög-
lichkeiten, die Excel bietet. Steigen allerdings
die Anforderungen an ein Reporting-System,
lohnt sich ein Blick auf spezielle BI-Systeme.
Auf dem Markt gibt es viele Angebote in diesem
Bereich. Sie reichen von kleinen (Teil-) Lösun-
gen bis hin zur kompletten BI-Suite mit umfang-
reichen Funktionen. Aber nicht jedes Unterneh-
men benötigt gleich den kompletten Umfang
einer Suite, die auch mit Kosten verbunden
ist. Deshalb sollte man den BI-Markt etwas
genauer betrachten, denn neben den kommer-
ziellen Lösungen haben sich auch einige kos-
tenlose Open-Source-Systeme etabliert.
Kommerzielle Lösungen
In den letzten Jahren hat im BI-Bereich eine
Marktkonsolidierung stattgefunden. Große
IT-Unternehmen wie SAP, IBM oder ORACLE
haben sich Marktanteile im BI-Bereich durch
die Übernahme von Unternehmen wie Business
Objects, Cognos oder Hyperion gesichert. Eine
konkrete Folge war die Überarbeitung und Neu-
ausrichtung der jeweiligen BI-Software. Diese
Systeme sind sehr umfangreich und bieten
viele Funktionen.
Open Source Lösungen
Für den Mittelstand besonders interessant sind
Open-Source-Lösungen, die eine immer grö-
ßere Verbreitung gefunden haben. Inzwischen
gibt es im Bereich BI viele Open-Source-Anbie-
ter wie zum Beispiel JasperSoft, Pentaho, Palo
oder SpagoBI. Diese Lösungen haben sich
in den letzten Jahren von Teillösungen hin zu
Komplettlösungen entwickelt und sind im Funk-
tionsumfang kaum von etablierten BI-Systemen
zu unterscheiden. Trotzdem sind sie modular
aufgebaut, so dass einzelne Funktionen auch
nachträglich installiert und verwendet werden
können.
Open-Source-Lösungen haben den Vorteil,
dass sie in der Anschaffung keine Kosten ver-
ursachen und ohne Lizenzkosten genutzt wer-
den können. Die Software ist per Download
erhältlich und kann frei verwendet werden.
Selbst größere Firmen nutzen immer häufger
Open-Source-Systeme.
Entscheidungsgrundlagen
Die Entscheidung für ein bestimmtes BI-System
hängt immer von den individuellen Anforderun-
gen und Prioritäten ab. Diese sollten die Unter-
nehmen möglichst schon vor einem konkreten
Auswahlprozess für sich beantwortet haben.
Folgende Fragen können dabei hilfreich sein:
?
Wird ein Komplettpakt benötigt oder genügt
eine Teillösung der BI-Funktionalitäten?
?
Wie viele Ressourcen (Zeit, Geld, Personal)
können im Unternehmen dafür eingesetzt
werden?
?
Ist Support wichtiger als die zu erwartenden
Kosten?
?
Wie viele Mitarbeiter werden mit dem Sys-
tem arbeiten?
?
Soll das System erweiterbar sein?
?
Welche Datenmengen liegen vor?
?
Welche Auswertungen sollen erstellt wer-
den?
?
Wie aktuell sollen die Daten vorgehalten
werden?
BI-Systeme
BI-Systeme
12
13 13
BI-Systeme
Beispiel Dashboard Pentaho
Mit der Lösung des Software-Anbieters Pen-
taho lassen sich über einen visuellen Editor die
jeweiligen ETL-Prozesse ohne Programmier-
aufwand erstellen. Hierzu wählt man die jeweili-
gen Bausteine aus und platziert sie per Drag &
Drop auf der Arbeitsfäche.
Als Quelldateien werden neben CSV- oder Text-
dateien alle gängigen Datenbanksysteme unter-
stützt. Auch Schnittstellen zu SAS, SAP oder
Google Analytics stehen zur Verfügung.
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© eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm
Mit dem Report Designer von Pentaho können
anschließend Berichte oder Dashboards erstellt
werden. Über einen grafschen Editor können
auch hier die Berichte ohne großen Program-
mieraufwand erstellt und an beliebige Anforde-
rungen angepasst werden.
Eine Möglichkeit, wie der Umsatz darge-
stellt werden kann, sehen Sie im folgenden
Screenshot.
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Wenn Sie eine BI-Lösung für Ihr Unternehmen
planen, sollten Sie einige Punkte beachten:
Zunächst sollte eine möglichst genaue Planung
stattfnden. Dazu gehören die Defnitionsphase
(Soll-Analyse) und die Überprüfung der Aus-
gangssituation (Ist-Analyse).
Die Zielsetzung sollte an den Unternehmensin-
teressen ausgerichtet sein und festlegen, was
mit Business Intelligence erreicht werden soll.
Dementsprechend sollten die fachlichen und
technischen Anforderungen an ein BI-System
ermittelt und anschließend in detaillierten Fra-
gestellungen konkretisiert werden.
Bei der Ist-Analyse werden die Daten gesam-
melt und überprüft, ohne jedoch schon in der
Defnitionsphase zu sehr ins Detail zu gehen.
Um einen möglichst hohen Nutzen aus Ihrem
BI-Werkzeug ziehen zu können, sollten Sie bei
der Softwareauswahl verschiedene Tools mitei-
nander vergleichen. Nur so können Sie sicher-
stellen, dass die Funktionalität Ihren Anforde-
rungen entspricht.
Für die Umsetzungsphase sollten die Priori-
täten z.B. nach Kosten und Nutzen festgelegt
werden. Mit einer schrittweisen Vorgehens-
weise entstehen frühzeitig erste Ergebnisse.
Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können
in die Planung und Durchführung weitergehen-
der Anwendungen einfießen.
Gerade bei kleinen und mittelständischen
Unternehmen kann es sinnvoll sein, externe
Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Erfah-
rene Dienstleister können Ihnen bei Ihrem Vor-
haben, ein BI-System zu erstellen, wertvolle
Hilfe leisten.
Grundsätzlich sollten durch Business Intelli-
gence unternehmensweite Zusammenhänge
deutlich werden, so dass Transparenz geschaf-
fen werden kann. Insellösungen sollten mög-
lichst vermieden werden.
?
Defnitionsphase (Soll-Analyse)
Festlegung der Zielsetzung (z.B. mehr
Transparenz)
Bestimmung der Anforderungen (z.B.
Auswertung von Umsätzen, Kosten usw.)
Konkretisierung der Fragestellungen (z.B.
Umsatzauswertungen nach Vertriebsmitar-
beiter)
?
Ausgangssituation prüfen (Ist-Analyse)
Erfassung von Datenquellen und Daten
(welche Datenquellen und Daten liegen
vor?)
Abgleich von vorhandenen Attributen und
den benötigten Informationen (z.B. sind die
benötigten Attribute Produkt, Umsatz, Ver-
triebsmitarbeiter in den Datenquellen vor-
handen?)
Prüfung von Datenformat und Qualität der
Daten (in welchem Format und in welcher
Qualität liegen die Daten vor?)
?
Softwareauswahl
Auswahl von geeigneten BI-Werkzeugen
(Open Source oder kommerzielle Tools)
?
Umsetzungsphase
- Festlegung der Prioritäten (z.B. Kosten,
Nutzen, Benutzerfreundlichkeit usw.)
- Starten mit einfachen Auswertungen
- Schrittweise Umsetzung
- Planung weitergehender Auswertungen
?
Beraterauswahl
Gegebenenfalls Hinzuziehen von Dienstleis-
tern
Handlungsempfehlungen
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Wie können Sie starten?
len Angeboten dar. Gerade für BI-Neulinge sind
die voll funktionsfähigen Open Source BI-Werk-
zeuge eine Möglichkeit, unkompliziert und ohne
hohe Kosten in das Thema einzusteigen.
Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen
mit Business Intelligence beschäftigen. Das Ziel
sollte sein, alle vorhandenen Daten so aufzu-
bereiten, dass aus diesen Zahlen Informationen
abgeleitet werden können, die dann als stra-
tegische Grundlage dienen und im Idealfall zu
den richtigen Entscheidungen führen.
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Fazit
Es gibt viele Gründe, sich mit Business Intelli-
gence zu beschäftigen. Der größte Vorteil liegt
aber darin, dass Sie Transparenz über betriebs-
wirtschaftliche Zusammenhänge erhalten und
Ihre Entscheidungen somit auf präzisen Infor-
mationen basieren. Richtig eingesetzt, können
Sie mit Business Intelligence Schwachstellen
erkennen, Ursachen analysieren und Ihr Unter-
nehmen gezielter steuern.
Die Einstiegshürde für Business Intelligence
ist mittlerweile sehr gering. Open Source Tools
stellen eine gute Alternative zu den kommerziel-
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eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm
Der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ist
Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk
für Unternehmen“, die im Rahmen des Förder-
schwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-An-
wendungen in der Wirtschaft“ vom Bundesmi-
nisterium für Wirtschaft und Energie (BMWi)
gefördert wird.
Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt
kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie
das Handwerk bei der Entwicklung und Nut-
zung moderner Informations- und Kommunika-
tionstechnologien (IKT).
„Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus
den Förderinitiativen
?
„eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“
mit 38 eBusiness-Lotsen,
?
„eStandards: Geschäftsprozesse standar-
disieren, Erfolg sichern“ mit derzeit 16 För-
derprojekten, und
?
„Einfach intuitiv – Usability für den Mittel-
stand“ mit zurzeit 13 Förderprojekten.
Weitere Informationen fnden Sie unter
www.mittelstand-digital.de.
doc_296247853.pdf